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通常我們只要看到Recommendation、Evaluation、Reference、Appraisal與Letter這些字的排列組合，實(shí)際上指的就是推薦信。例如：Recommendation Letter、Letter of Recommendation、Letter of Reference等等。簡(jiǎn)言之，推薦信就是由推薦人所撰寫的一封信件格式的短文。由于是信件的形式，所以除了一般信件的格式外，并無制式化的要求內(nèi)容。但實(shí)際寫作時(shí)，其內(nèi)容可考慮涵蓋推薦表格所提及之問題，寫在不同的段落中。為了推薦人的方便起見，建議先將一些常見問題寫出并告知推薦人，讓推薦人在撰寫書信時(shí)，有個(gè)參考的依據(jù)。
一、推薦信所扮演的角色
推薦信，應(yīng)是由推薦人親自撰寫。有時(shí)推薦人會(huì)要求申請(qǐng)者先擬一份推薦信的草稿，讓推薦人了解申請(qǐng)者所欲表現(xiàn)的重點(diǎn)，再加以修正，以期達(dá)到最好的效果。
推薦信在入學(xué)申請(qǐng)時(shí)所扮演的角色如下：
1、與申請(qǐng)者的其它數(shù)據(jù)相互呼應(yīng)
這是推薦信最主要的功能。在評(píng)量一個(gè)申請(qǐng)者合格與否時(shí)，第一關(guān)會(huì)依據(jù)一些數(shù)據(jù)來剔除一些明顯不合格的申請(qǐng)者。接下來評(píng)審委員是根據(jù)大學(xué)成績(jī)、測(cè)驗(yàn)分?jǐn)?shù)、讀書計(jì)劃、推薦信（申請(qǐng)MBA還要加入工作經(jīng)驗(yàn)與Essay）等數(shù)據(jù)得到的整體印象來評(píng)分。
推薦信的最大功用，在于讓評(píng)審委員從一個(gè)較客觀的角度來了解這個(gè)申請(qǐng)者。也就是說，推薦信在整個(gè)評(píng)選的過程中，扮演的是一個(gè)支持整體申請(qǐng)數(shù)據(jù)可信度或加強(qiáng)整體印象的角色。如果申請(qǐng)者的成績(jī)一塌糊涂，讀書計(jì)劃牛頭不對(duì)馬嘴，一封把申請(qǐng)者捧上天的推薦信不但無法讓他起死回生，反而會(huì)因?yàn)橥扑]信內(nèi)容與申請(qǐng)者其它數(shù)據(jù)嚴(yán)重沖突而適得其反。但對(duì)于在錄取與否的灰色地帶掙扎的申請(qǐng)者來說，一封有特色、誠懇、具體、能與申請(qǐng)數(shù)據(jù)各部分相互呼應(yīng)的推薦信，卻可能是被評(píng)審委員接受的關(guān)鍵所在。
2、呈現(xiàn)其它申請(qǐng)數(shù)據(jù)中無法出現(xiàn)的特殊優(yōu)勢(shì)
對(duì)大部分的申請(qǐng)人來說，光是申請(qǐng)表、讀書計(jì)劃、履歷等數(shù)據(jù)，有時(shí)候并無法將申請(qǐng)者在其它領(lǐng)域中的杰出表現(xiàn)呈現(xiàn)出來，而這些杰出表現(xiàn)，雖然乍看之下與申請(qǐng)研究所所需的條件并無相關(guān)，但卻有可能是讓申請(qǐng)者脫穎而出的重大關(guān)鍵。除了與申請(qǐng)者的數(shù)據(jù)相互呼應(yīng)外，推薦人若能適切的陳述出申請(qǐng)者在其它文件中無法表現(xiàn)出的特色，能給予評(píng)審委員特殊的印象，自然可讓申請(qǐng)人比其它眾多申請(qǐng)者更突出。有些學(xué)校會(huì)在申請(qǐng)條件上詳細(xì)列出申請(qǐng)者需要哪些特殊條件，例如GRE? 學(xué)科測(cè)驗(yàn)的分?jǐn)?shù)，或?qū)W校社團(tuán)活動(dòng)證明。但若是推薦信中能有力地強(qiáng)調(diào)該名申請(qǐng)者在這方面的具體事跡及能力，審核委員也會(huì)斟酌考慮免除這方面的要求。
二、推薦信撰寫注意事項(xiàng)
1、一致性
「一致性」可稱的上是撰寫推薦信的最高指導(dǎo)原則。推薦信最重要的功能，就是與其它申請(qǐng)數(shù)據(jù)相互呼應(yīng)，給予評(píng)審委員前后一致的印象。因此在撰寫推薦信時(shí)，絕對(duì)要注意與其它數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，不要吹噓過頭而穿幫。例如履歷資料或Essay中吹噓自己在某大企業(yè)中有多偉大的全職工作經(jīng)驗(yàn)，但推薦信中卻只提到這個(gè)申請(qǐng)者在這里短期打零工，對(duì)評(píng)審委員來講，恐怕只會(huì)有一個(gè)印象：「有人沒說真話，而這個(gè)沒說真話的人絕對(duì)不是推薦人！」
2、明確性與具體性
英文寫作最重要的一件事，就是要「明確而具體（specific）」，能夠?qū)?W1H（When, Where, Who, What, Why, How）交代清楚，而非僅以形容詞取代。例如教授替學(xué)生寫推薦信時(shí)，不要只寫「他是一個(gè)很用功、很認(rèn)真的學(xué)生」，最好能具體地描述為什么這個(gè)學(xué)生會(huì)給教授「很用功」或「很認(rèn)真」的印象呢？例如，是因?yàn)榻淌谀炒卧诖蟛糠謱W(xué)生都去狂歡的日子，看到這個(gè)學(xué)生仍在圖書館死命的K書，或這個(gè)學(xué)生每次都會(huì)充分利用Office Hour的時(shí)間去跟教授請(qǐng)教課業(yè)上的問題，還是這個(gè)學(xué)生做過幾份內(nèi)容充實(shí)、有原創(chuàng)性、令教授印象十分深刻的報(bào)告等諸如此類的敘述。
又例如主管替部屬寫推薦信時(shí)，不要只說這個(gè)部屬「很有創(chuàng)意」或「有領(lǐng)導(dǎo)潛力」。應(yīng)透過推薦信，告訴入學(xué)評(píng)審委員，這名申請(qǐng)者在處理一個(gè)狀況時(shí)，運(yùn)用了怎樣的能力，又有怎樣的工作成就。例如執(zhí)行一個(gè)針對(duì)個(gè)人用戶的行動(dòng)電話營(yíng)銷企劃項(xiàng)目，這名申請(qǐng)者（被推薦人）運(yùn)用怎樣的統(tǒng)計(jì)及市場(chǎng)調(diào)查方法，開發(fā)了一群怎樣的潛在客戶，并因?yàn)檫@群客戶的開發(fā)，使這個(gè)產(chǎn)品在某地區(qū)的銷售額有多少增長(zhǎng)?；驇ьI(lǐng)一個(gè)青少年新編創(chuàng)造思考測(cè)驗(yàn)的研究團(tuán)隊(duì)時(shí)，這名申請(qǐng)者如何將不同性質(zhì)與要求的研究工作，分配給不同個(gè)性、專長(zhǎng)的研究人員，并在某項(xiàng)指標(biāo)未能如期達(dá)成時(shí)，申請(qǐng)者如何鼓舞團(tuán)隊(duì)工作士氣等。
3、合理性
合理性亦是推薦信寫作時(shí)必須顧慮到的地方。達(dá)成合理性的唯一方法就是使其內(nèi)容明確而具體。依常理判斷，一個(gè)跨國(guó)大公司的臺(tái)灣區(qū)總裁幫一個(gè)從事短期工作的工讀生寫推薦信，或一個(gè)物理系教授幫一個(gè)從未上過相關(guān)課程的中文系學(xué)生寫推薦信，這樣的狀況雖然可能發(fā)生，但并不常見。
若有這種狀況，只要推薦信中能很明確地描述推薦人與被推薦人的關(guān)系，以及從這樣的關(guān)系中，推薦人觀察到被推薦人怎樣杰出的專業(yè)能力與人格特質(zhì)，能對(duì)未來研究生涯有所幫助。在描述細(xì)節(jié)夠明確、清楚的狀況下，評(píng)審委員才有理由相信推薦人與被推薦人之間確實(shí)有密切的接觸，進(jìn)而認(rèn)為這封推薦信值得采信。
三、請(qǐng)誰寫推薦信
學(xué)校通常會(huì)在申請(qǐng)文件說明書當(dāng)中注明，推薦者為「申請(qǐng)者在學(xué)業(yè)或工作上直接的監(jiān)督者，有機(jī)會(huì)能密切觀察申請(qǐng)者在各方面的能力」。符合這樣條件的人不少，包括了學(xué)校教授、導(dǎo)師、專題指導(dǎo)老師、或工作上的直屬長(zhǎng)官等等。
在挑選寫推薦信的人選前，必須考慮下列因素：
1、推薦人與你的關(guān)系
推薦人與你的交往深淺程度會(huì)直接影響到推薦信的效力。推薦信的內(nèi)容若能對(duì)申請(qǐng)者在各方面的能力做出清楚而精確的描述，并能舉出具體的事跡，對(duì)審核入學(xué)申請(qǐng)的眾委員來講，是相當(dāng)有說服力的。相反的，一封充斥著語焉不詳、空泛籠統(tǒng)的溢美之詞，又缺乏能說服人之左證事跡的推薦信，其效力是十分有疑問的。因此，在大學(xué)時(shí)代盡量與老師建立良好關(guān)系，或是在課堂上、社團(tuán)中盡力表現(xiàn)爭(zhēng)取老師的認(rèn)同，才能使老師知道如何針對(duì)你的特點(diǎn)寫推薦信。
2、推薦人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷
學(xué)習(xí)經(jīng)歷包含職務(wù)、服務(wù)單位、學(xué)位、畢業(yè)學(xué)校等。一般而言，美國(guó)大學(xué)院校對(duì)校友相當(dāng)重視，所以校友的推薦信會(huì)有一定程度的影響力。若找一位該校校友寫推薦信，請(qǐng)不要忘了提醒推薦人在內(nèi)容中注明他是校友，否則評(píng)選委員可能不了解其背景。
除了校友外，若推薦人曾經(jīng)在該所學(xué)校任教，或曾經(jīng)與你所申請(qǐng)學(xué)校的某位入學(xué)評(píng)審委員共事過，這樣的推薦自然有相當(dāng)程度之影響力。這類推薦人是可遇不可求的，因此推薦人本身的社經(jīng)地位有時(shí)會(huì)有錦上添花的效果。
在推薦信內(nèi)容相同的狀況下，推薦人服務(wù)的機(jī)構(gòu)聲譽(yù)越好，本身的職位越高，越能給對(duì)方一種印象：「這樣不得了的人都愿意替他寫推薦信，這個(gè)申請(qǐng)者必然有某些過人之處吧！」如果想找的幾位推薦者真的都很了解你，在其它條件（如推薦人的關(guān)系、知名度、及學(xué)習(xí)經(jīng)歷等）相去不遠(yuǎn)的狀況下，找系主任寫可能會(huì)比找教授有利，找教授又比找副教授或講師理想。若欲申請(qǐng)MBA，請(qǐng)總經(jīng)理幫你寫推薦信，可能會(huì)比找專員寫推薦信要有力多了。
值得注意的是，權(quán)高位重的推薦人會(huì)讓審核委員的眼睛為之一亮，但是推薦信的內(nèi)容若無法表現(xiàn)出對(duì)申請(qǐng)者的了解，只是空泛的形容詞，而無具體的實(shí)例，那倒不如找一個(gè)真正了解你的能力與長(zhǎng)處的師長(zhǎng)為你寫推薦信。
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